Ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa w sytuacjach gdy przedsiębiorca chce odliczyć sto procent kosztów eksploatacyjnych auta osobowego oraz pełny podatek VAT związany z pojazdem. Dotyczy to przypadku gdy samochód stanowi środek trwały firmy albo jest na leasingu lub w najmie długoterminowym czy w dzierżawie. Jeżeli pojazd jest używany mieszanie do celów firmowych i prywatnych przedsiębiorca może odliczyć tylko część VAT i nie musi prowadzić ewidencji przebiegu chyba, że chce skorzystać z pełnego odliczenia. Od pierwszego stycznia 2019 przedsiębiorcy, którzy używają prywatnego auta dla celów działalności nie muszą prowadzić kilometrówki dla potrzeb podatku dochodowego. Mogą jednak zaliczyć koszty eksploatacyjne tylko w ograniczonej wysokości do kosztów podatkowych.

Jak wygląda ewidencja przebiegu pojazdu – co powinna zawierać

Ewidencja musi zawierać dane których prawo wyraźnie wymaga. Należą do nich numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, nazwisko i adres osoby która samochód użytkuje. Każdy wpis powinien mieć kolejny numer, datę wyjazdu, cel wyjazdu, opis trasy od punktu początkowego do końcowego oraz faktycznie przejechane kilometry. Gdy ewidencja służy do pełnego odliczenia VAT musi obejmować także stan licznika na początku i końcu okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia prowadzenia ewidencji. Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona w wersji papierowej albo elektronicznej. Forma elektroniczna jest często wygodniejsza dla biura rachunkowego Lubin, bo łatwiej archiwizować i kontrolować dane w ramach realizowanych usług księgowych. W obu przypadkach ważny jest podpis osoby kierującej autem lub zgodny z procedurami firmy.

Prywatne wykorzystanie pojazdu

Przed zmianami obowiązek prowadzenia kilometrówki dotyczył przedsiębiorców, którzy używali prywatnych aut do działalności i chcieli wykazać faktyczne koszty. Od 2019 przepisy zmieniły się i uproszczono rozliczenia. Dla prywatnych pojazdów wykorzystywanych w działalności przedsiębiorca może obecnie zaliczać do kosztów jedynie dwadzieścia procent wydatków eksploatacyjnych bez konieczności prowadzenia kilometrówki. To ułatwienie dla osób które nie chcą prowadzić pełnej ewidencji przebiegu pojazdu.

Jak ewidencja przebiegu pojazdu, a udowodnienie kosztów

Jeśli temat dotyczy księgowości spółki z o.o. pełna ewidencja przebiegu pojazdu ułatwia wyliczenie kosztów związanych z autem służbowym. Ewidencja przebiegu pozwala ująć wszystkie wydatki eksploatacyjne w kosztach przychodu w spółkach, a także w firmach które prowadzą podatkową KPiR. Dzięki temu biuro rachunkowe Lubin może dokładniej rozliczyć koszty paliwa, serwisu czy ubezpieczenia. Koszty te muszą być udokumentowane i przypisane do tras służbowych opisanych w ewidencji przebiegu pojazdu.

Jak zachować porządek

Biuro rachunkowe Lubin musi zadbać o system, który umożliwi prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w sposób łatwy i bezpieczny. Warto ustalić procedurę podpisów przechowywania danych i ich archiwizacji. Regularne uaktualnianie stanu licznika – na przykład raz w miesiącu lub przy każdym większym użytkowaniu oraz dokładność w opisie trasy i celu podróży ułatwią ewentualną kontrolę urzędu skarbowego. Staranność w prowadzeniu ewidencji to mniejsze ryzyko błędów.

Dzięki pełnej ewidencji przebiegu pojazdu można zoptymalizować koszty związane z użytkowaniem samochodu i uniknąć niepotrzebnych wydatków. Z drugiej strony prowadzenie szczegółowych zapisów wymaga systematyczności oraz poświęcenia dodatkowego czasu, co w praktyce bywa dość uciążliwe. Przedsiębiorca musi pamiętać o regularnym uzupełnianiu danych, kontrolowaniu liczby kilometrów oraz dokładnym opisie trasy, aby dokumentacja była zgodna z wymogami prawa i mogła zostać zaakceptowana podczas ewentualnej kontroli skarbowej.